Estructura Corporativa 1
Organigrama
Un Organigrama es un mapa de los puestos y áreas de la organización, útil para brindar claridad a los colaboradores respecto a su ubicación dentro de la organización, sus pares, reportes y personal a cargo. El organigrama, también nos permite planear el crecimiento de las áreas y de los puestos de manera alineada y anticipada al crecimiento de la organización, así mismo habilita de visibilidad y velocidad en la toma de decisiones respecto a la estructura.
En Grupo LAP trabajamos 3 tipos de organigramas.
Jerárquico: Este es el más Tradicional, en donde encontramos vertical y horizontalmente las posiciones en cascada.
Circular: Este organigrama concentra los puestos por células de trabajo. Es útil para organizaciones que tienen muchos equipos haciendo lo mismo o buscan replicar procesos (Sucursales o Franquicias)
Parrilla: Este es un organigrama tradicional, dividido en coordenadas, útil para organizaciones Matriciales o que buscan generar planes de carrera muy específicos.
Estudiamos la documentación actual, operación y procesos de cada cliente para mapear todos los puestos de la organización. Siempre buscamos:
- Hacer una campaña de comunicación para informar a todos los involucrados sobre el proceso y sus beneficios.
- Organizar las áreas y puestos de forma natural a la operación para brindar mas claridad.
- Asesorar al cliente sobre el número sano de niveles que debe tener su organigrama, en orden de tener mayor control sobre la operación.
- Ayudar a generar la nomenclatura adecuada para los puestos, según su nivel y ocupación.
- Identificar mejoras en lineas de reporte y nivel de responsabilidades.
- Plantear el escenario actual, el ideal, y el proyectado permitiendo a la organización visualizar sus vacantes actuales y futuras.
- Definir la estrategia adecuada de difusión del organigrama.
Un proyecto de organigrama entrega:
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- Análisis y definición de nomenclatura de puestos.
- Catálogo de puestos.
- Análisis y definición de niveles y áreas.
- Organigrama actual.
- Organigrama ideal.
- Organigrama proyectado.
Manuales de puesto
Los manuales de puesto nos indican las principales funciones y responsabilidades que tiene un colaborador, brindándole claridad sobre su trabajo, y lo que se espera de él, adicional a definir los procesos que lidera, las relaciones, conocimientos, indicadores y experiencia que se requieren para operar la posición efectivamente.
Siempre comenzamos por hacer una campaña de comunicación para informar a todos los involucrados sobre el proceso y sus beneficios, calendarizando todas las reuniones que necesitamos con ellos.
Nuestra metodología:
- Diseño del formato y lenguaje acorde a la población objetivo.
- Levantamiento del puesto y sus procesos con los operadores del mismo.
- Levantamiento o diseño de los KPI's alineados verticalmente.
- Diseño del perfil de puesto.
- Validación y enriquecimiento de manual y perfil.
- Validación de cargas de trabajo.
- Implementación y capacitación.
El Manual de Puesto describe y pormenoriza:
- Nomenclatura del puesto.
- Justificación del puesto.
- Nivel del puesto.
- Posición dentro del organigrama.
- Funciones Primarias (dueño) y secundarias (participante).
- KPI's con unidad de medida y periodicidad.
- Principales relaciones internas y externas.
- Nivel de toma de decisiones.
- Tipo de información que maneja.
- Herramientas que utiliza.
- Perfil de puesto: demográficos, conocimientos y competencias.
Definición de KPI´s
Los KPIS o Indicadores de Desempeño permiten identificar datos clave para medir el nivel
de desempeño de los puestos de la organización.
Existen Diferentes Tipos de KPIs en orden de relevancia
1- KPIS de Negocio
2- KPIS de Área
3-KPIS de Procesos
4- KPIS de Puesto
Estos brindan claridad no solo del desempeño, si no de la aportación de valor que cada
colaborador hace a sus proceos, área y al negocio. Generando un mayor sentido de
responsabilidad y accountability a lo largo de la organización.
Un KPI siempre debe de tener:
- Titulo que describa su naturaleza
- Una Unidad de medida congruente con el título y que se pueda medir de manera
natural, sin tener que inventar formulas y procesos que quiten tiempo.
- Una periodicidad que indique cada cuanto se va a medir.
- Debe estar alineado a alimentar KPI's Superiores
Siempre trabajamos los KPIS en su orden natural de relevancia, permitiendo cascadear
e interconectar los mismos de Arriba hacia ABAJO y que por ende, cuando se asignen
metas a cada uno, sea sencillo asignarlas hacia abajo
Implementamos con cada colaborador y capacitamos al equipo responsable de medir
los KPIS en utilizar los tableros y establecer los protocolos de medición.
El Tablero de Control de KPI's pormenoriza
Listado de KPI's, con unidad de medida y periodicidad, clasificados
según su orden de relevancia.
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Documentación de Procesos
La documentación de procesos consiste en mapear el paso a paso de las actividades más importantes de una organización. Esto es útil para estandarizar la calidad, entrenar a los colaboradores, suplir o cubrir funciones sin errores y poder identificar/medir las tareas más importantes de la operación.
En Grupo LAP trabajamos con 3 niveles de procesos
Macro: Es el proceso de inicio a fin de la actividad de la empresa, por ejemplo:
Ventas - Producción - Logística -Cobranza - Administración - PostVenta.
Micro: Es mapear las tareas de un Macro, por ejemplo:
Ventas: Cita, Propuesta, Seguimiento, Cierre.
Procedimiento: Es hacer la descripción, responsable y paso a paso de cada tarea, por ejemplo:
Propuesta: quién la hace, cómo se hace, cómo se revisa, etc.
Trabajando sobre una metodología “USER” (Unidad de Servicios Encapsulados Replicables) logramos una correcta inducción, operación, resolución y comunicación del proceso definiendo la entrada y el final, estableciendo las acciones y etapas del proceso en formato de SERVER (Servicios Verificados).
Siempre comenzamos por hacer una campaña de comunicación para informar a todos los involucrados sobre el proceso y sus beneficios. Calendarizando todas las reuniones que necesitamos con ellos.
Nuestra metodología:
-
- Diseño del formato, acorde a la población objetivo.
- Mapeo del Macro Proceso y los Micros que lo conforman.
- Juntas con los responsables de cada Micro para mapeo del procedimiento.
- Validación y enriquecimiento/depuración.
- Identificación de posibles mejoras o eficiencias.
- Alineación final de los diagramas de flujo
- Presentación y validación final.
- Diseño de estrategia de implementación con los usuarios.
- Implementación 1-1
- Revisión post uso, para alineación y ajustes correspondientes.
La documentación de procesos incluye:
- Diagrama de flujo con niveles y responsables del proceso Macro
- Diagrama de flujo con niveles y responsables del proceso Micro
- Documentación del paso a paso procedimiento con responsables, nomenclatura de formatos y participantes.
Establecimiento de Proceso de OKR´s
Los OKR's son una metodología complementaria, y a veces sustituta a los KPI's, para medir el desempeño. OKR quiere decir "Objective and Key Results"- "Objetivos y resultados clave".
Básicamente lo que se busca es, a raíz de los objetivos estratégicos del negocio, planear cuales son los objetivos del área y del puesto para que el responsable del área, y/o colaborador, en conjunto con su líder, diseñen las estrategias y definan los resultados clave que deben que alcanzar para lograr el objetivo.
OKR's ha sido una metodología que ha tomado fuerza en organizaciones cuya cultura es caracterizada por la "Auto-supervisión" y un alto nivel de "responsabilidad" en los colaboradores.
- Comenzamos por estudiar la operación, los objetivos estratégicos de negocio y los objetivos por área.
- Capacitamos a toda la población en la metodología o marco de trabajo de los OKR´s.
- Con base en los objetivos estratégicos de negocio, y los objetivos por área, comenzamos a dividir y cascadear hacia abajo los objetivos apoyando a que cada colaborador diseñe cuáles son los resultados clave que debe obtener para lograr el objetivo y las estrategias/tácticas que utilizará para ejecutarlo.
- Dichos resultados clave y estrategias propuestas se validan y enriquecen con los líderes para confirmar que su impacto efectivamente nos lleve a alcanzar el objetivo.
- Acorde a la complejidad de cada objetivo y su relevancia, se establecen las fechas de corte para revisión de avance y diseño de planes de recuperación en caso de ser necesarios.
- Implementación.
Al terminar de implementar, se entregará.
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- Tablero con los objetivos, resultados clave y estrategias propuestas para lograr cada resultado clave y los periodos acordados de evaluación.
- Resumen por persona, de las necesidades de capacitación detectadas durante el proceso de implementación