Estructura Corporativa 1

Organigrama

Un Organigrama es un mapa de los puestos y áreas de la organización, útil para brindar claridad a los colaboradores respecto a su ubicación dentro de la organización, sus pares, reportes y personal a cargo. El organigrama, también nos permite planear el crecimiento de las áreas y de los puestos de manera alineada y anticipada al crecimiento de la organización, así mismo habilita de visibilidad y velocidad en la toma de decisiones respecto a la estructura.

En Grupo LAP trabajamos 3 tipos de organigramas.

Jerárquico: Este es el más Tradicional, en donde encontramos vertical y horizontalmente las posiciones en cascada.

Circular: Este organigrama concentra los puestos por células de trabajo. Es útil para organizaciones que tienen muchos equipos haciendo lo mismo o buscan replicar procesos (Sucursales o Franquicias)

Parrilla: Este es un organigrama tradicional, dividido en coordenadas, útil para organizaciones Matriciales o que buscan generar planes de carrera muy específicos.

Estudiamos la documentación actual, operación y procesos de cada cliente para mapear todos los puestos de la organización. Siempre buscamos:

  1. Hacer una campaña de comunicación para informar a todos los involucrados sobre el proceso y sus beneficios.
  2. Organizar las áreas y puestos de forma natural a la operación para brindar mas claridad.
  3. Asesorar al cliente sobre el número sano de niveles que debe tener su organigrama, en orden de tener mayor control sobre la operación.
  4. Ayudar a generar la nomenclatura adecuada para los puestos, según su nivel y ocupación.
  5. Identificar mejoras en lineas de reporte y nivel de responsabilidades.
  6. Plantear el escenario actual, el ideal, y el proyectado permitiendo a la organización visualizar sus vacantes actuales y futuras.
  7. Definir la estrategia adecuada de difusión del organigrama.

 

 

Un proyecto de organigrama entrega:

    1. Análisis y definición de nomenclatura de puestos.
    2. Catálogo de puestos.
    3. Análisis y definición de niveles y áreas.
    4. Organigrama actual.
    5. Organigrama ideal.
    6. Organigrama proyectado.

 

 

Manuales de puesto

Los manuales de puesto nos indican las principales funciones y responsabilidades que tiene un colaborador, brindándole claridad sobre su trabajo, y lo que se espera de él, adicional a definir los procesos que lidera, las relaciones, conocimientos, indicadores y experiencia que se requieren para operar la posición efectivamente.

Siempre comenzamos por hacer una campaña de comunicación para informar a todos los involucrados sobre el proceso y sus beneficios, calendarizando todas las reuniones que necesitamos con ellos.

Nuestra metodología:

    1. Diseño del formato y lenguaje acorde a la población objetivo.
    2. Levantamiento del puesto y sus procesos con los operadores del mismo.
    3. Levantamiento o diseño de los KPI's alineados verticalmente.
    4. Diseño del perfil de puesto.
    5. Validación y enriquecimiento de manual y perfil.
    6. Validación de cargas de trabajo.
    7. Implementación y capacitación.

 

 

 

El Manual de Puesto describe y pormenoriza:

    1. Nomenclatura del puesto.
    2. Justificación del puesto.
    3. Nivel del puesto.
    4. Posición dentro del organigrama.
    5. Funciones Primarias (dueño) y secundarias (participante).
    6. KPI's con unidad de medida y periodicidad.
    7. Principales relaciones internas y externas.
    8. Nivel de toma de decisiones.
    9. Tipo de información que maneja.
    10. Herramientas que utiliza.
    11. Perfil de puesto: demográficos, conocimientos y competencias.

 

Definición de KPI´s de RRHH

Los KPI's de RRHH son los indicadores del área de RRHH, éstos sirven para medir diversos puntos clave del desempeño, y costos del área. Existen muchos KPI's del área y se pueden generar nuevos acorde a las necesidades de cada empresa.

Los mas comunes son:

  1. Rotación, costo de rotación y causas.
  2. Ausentismo, costo de ausentismo y causas.
  3. Costo de labor (Cifra control de nómina).
  4. Índice de permanencia.
  5. Días de reclutamiento.
  6. Costo de reclutamiento.
  7. Candidatos promedio por vacante.
  8. Tiempo de respuesta a solicitudes.
  9. Porcentaje de satisfacción de usuarios (Evaluación de RRHH).
  10. Satisfacción de inducción / onboarding.
  11. Resultados Entrevista de Salida

 

Un KPI siempre debe de tener:

  1. Una periodicidad que indique cada cuanto se va a medir.Debe estar alineado a alimentar KPI's.
  2. Título que describa su naturaleza.
  3. Una unidad de medida, congruente con el título y, que se pueda medir de manera natural sin tener que inventar formulas y procesos que quiten tiempo.

Siempre trabajamos los KPI's en su orden natural de relevancia, permitiendo cascadear e interconectar los mismos de arriba hacia abajo y cuando se asignen metas a cada uno, sea sencillo asignarlas hacia abajo.

Implementamos con cada colaborador, y capacitamos al equipo responsable de medir los KPI's, en utilizar los tableros y establecer los protocolos de medición.

El Tablero de Control de KPI´s pormenoriza:

- Cada Indicador con unidad de medida, periodicidad y fórmula.

- La meta para cada KPI.

 

Documentación de Procesos

La documentación de procesos consiste en mapear el paso a paso de las actividades más importantes de una organización. Esto es útil para estandarizar la calidad, entrenar a los colaboradores, suplir o cubrir funciones sin errores y poder identificar/medir las tareas más importantes de la operación.

En Grupo LAP trabajamos con 3 niveles de procesos

Macro: Es el proceso de inicio a fin de la actividad de la empresa, por ejemplo:

Ventas - Producción - Logística -Cobranza - Administración - PostVenta.

Micro: Es mapear las tareas de un Macro, por ejemplo:

Ventas: Cita, Propuesta, Seguimiento, Cierre.

Procedimiento: Es hacer la descripción, responsable y paso a paso de cada tarea, por ejemplo:

Propuesta: quién la hace, cómo se hace, cómo se revisa, etc.

Trabajando sobre una metodología “USER” (Unidad de Servicios Encapsulados Replicables) logramos una correcta inducción, operación, resolución y comunicación del proceso definiendo la entrada y el final, estableciendo las acciones y etapas del proceso en formato de SERVER (Servicios Verificados).

Siempre comenzamos por hacer una campaña de comunicación para informar a todos los involucrados sobre el proceso y sus beneficios. Calendarizando todas las reuniones que necesitamos con ellos.

Nuestra metodología:

    1. Diseño del formato, acorde a la población objetivo.
    2. Mapeo del Macro Proceso y los Micros que lo conforman.
    3. Juntas con los responsables de cada Micro para mapeo del procedimiento.
    4. Validación y enriquecimiento/depuración.
    5. Identificación de posibles mejoras o eficiencias.
    6. Alineación final de los diagramas de flujo
    7. Presentación y validación final.
    8. Diseño de estrategia de implementación con los usuarios.
    9. Implementación 1-1
    10. Revisión post uso, para alineación y ajustes correspondientes.

La documentación de procesos incluye:

  1. Diagrama de flujo con niveles y responsables del proceso Macro
  2. Diagrama de flujo con niveles y responsables del proceso Micro
  3. Documentación del paso a paso procedimiento con responsables, nomenclatura de formatos y participantes.

 

 

Establecimiento de Proceso de OKR´s

Los OKR's son una metodología complementaria, y a veces sustituta a los KPI's, para medir el desempeño. OKR quiere decir "Objective and Key Results"- "Objetivos y resultados clave".

Básicamente lo que se busca es, a raíz de los objetivos estratégicos del negocio, planear cuales son los objetivos del área y del puesto para que el responsable del área, y/o colaborador, en conjunto con su líder, diseñen las estrategias y definan los resultados clave que deben que alcanzar para lograr el objetivo.

OKR's ha sido una metodología que ha tomado fuerza en organizaciones cuya cultura es caracterizada por la "Auto-supervisión" y un alto nivel de "responsabilidad" en los colaboradores.

  1. Comenzamos por estudiar la operación, los objetivos estratégicos de negocio y los objetivos por área.
  2. Capacitamos a toda la población en la metodología o marco de trabajo de los OKR´s.
  3. Con base en los objetivos estratégicos de negocio, y los objetivos por área, comenzamos a dividir y cascadear hacia abajo los objetivos apoyando a que cada colaborador diseñe cuáles son los resultados clave que debe obtener para lograr el objetivo y las estrategias/tácticas que utilizará para ejecutarlo.
  4. Dichos resultados clave y estrategias propuestas se validan y enriquecen con los líderes para confirmar que su impacto efectivamente nos lleve a alcanzar el objetivo.
  5. Acorde a la complejidad de cada objetivo y su relevancia, se establecen las fechas de corte para revisión de avance y diseño de planes de recuperación en caso de ser necesarios.
  6. Implementación.

Al terminar de implementar, se entregará.

    1. Tablero con los objetivos, resultados clave y estrategias propuestas para lograr cada resultado clave y los periodos acordados de evaluación.
    2. Resumen por persona, de las necesidades de capacitación detectadas durante el proceso de implementación

 

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